Changer d’outil de rendez-vous fait peur : on craint de perdre son fichier clients et de rater des réservations pendant la transition. Avec un peu d’ordre, cela se fait en une semaine, sans coupure.
1. Relire ses conditions avant de faire quoi que ce soit
Cherchez dans vos conditions générales la durée d’engagement, le préavis, la procédure de résiliation (parfois une lettre recommandée), et ce que devient votre fichier clients après la fin du contrat. Certains éditeurs conservent les données quelques mois seulement.
2. Exporter son fichier clients
Demandez ou téléchargez l’export : idéalement un fichier CSV avec les noms, emails, téléphones et l’historique des rendez-vous. Conservez-le en lieu sûr. Vos clients sont vos données personnelles à protéger : ce fichier ne doit pas traîner sur un ordinateur partagé.
3. Ouvrir le nouvel outil avant de fermer l’ancien
Créez votre page dans le nouvel outil, configurez vos prestations et vos horaires, et faites-la tester par un proche. Ne résiliez l’ancien abonnement qu’une fois que tout fonctionne.
4. Prévenir vos clients
Un court message suffit : votre nouveau lien de réservation, et la date à partir de laquelle l’ancien ne fonctionnera plus. Mettez aussi le lien à jour sur votre site, votre fiche Google et vos réseaux.
5. Gérer les rendez-vous déjà pris
Les rendez-vous à venir dans l’ancien outil doivent être repris dans le nouveau, à la main si nécessaire, avec une confirmation à chaque client. Gardez l’ancien abonnement jusqu’à ce que le dernier rendez-vous ait eu lieu.
Ce que Rezalia fait pour cela
Rezalia a déjà repris le fichier clients et l’historique d’un praticien venu de Crenolibre, soit plus de mille fiches et sept cents rendez-vous. Ce n’est pas une importation en libre-service : écrivez-nous à contact@rezalia.fr avec votre export, et nous vous dirons ce qui peut être repris.